Volksbank Main Tauber: Schlüsselverwaltung und Betriebskosten im Griff – dank Ultimo
Seit Anfang 2021 setzt die Volksbank Main-Tauber auf Ultimo und optimiert mit der Lösung insbesondere seine Prozesse im Facility Management. vibber unterstützte das Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Schlüssel und der Umsetzung ihrer Nebenkostenabrechnung. Die Implementierung der Ultimo-Software vereinfacht diese Vorgänge nun deutlich.
Der Kunde: die Volksbank Main-Tauber
Bereits 1862 wurde der Spar- und Vorschussverein Tauberbischofsheim gegründet, der Vorgänger der heutigen Volksbank Main-Tauber. Mehr als 150 Jahre später erbringt die Bank an 34 Standorten und mit rund 450 Mitarbeitern vielfältige Finanzdienstleistungen für den privaten und öffentlichen Sektor in Baden-Württemberg.
Die Aufgabe: transparente Schlüsselverwaltung – für die Bank unerlässlich
Die Volksbank Main-Tauber bewirtschaftet Ihre Räumlichkeiten an den verschiedenen Standorten über eine eigenes Facility Management. Die Abteilung sorgt darüber hinaus für die Instandhaltung und verwaltet sämtliche Schlüssel des Finanzdienstleister. Viele der Schlüssel gewähren Zugang zu sensiblen Bereichen, wie Geschäfts- oder Tresorräumen. Wer welchen Schlüssel nutzt, muss daher jederzeit nachvollziehbar sein. Zur Schlüsselverwaltung nutzte die Bank bereits ein anderes System, das die Anwender im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Informationszugriff jedoch nicht überzeugte. Der Finanzdienstleister stellte daher auf die Ultimo-Software um, die neben der Schlüsselverwaltung auch andere Prozesse des Facility Managements unterstützt. Dies kann zukünftig weitere Prozesse vereinfachen. Auch die Nebenkostenabrechnung bedurfte einer Optimierung. In ihr werden unter anderem geleistete Vorauszahlungen für Energie, aber auch Wartungsaufwendungen, Versicherungen und Grundsteuer auf die Mieter umgelegt.
Der Implementierungspartner: vibber
Die Experten von vibber unterstützen eine Vielzahl von Kunden in den Bereichen Transport und Logistik, Fertigung, Wartung und Sicherheit bei der Anschaffung, Implementierung oder Verbesserung ihrer Asset Management Lösung. Als bewährter Implementierungspartner von Ultimo verfügt vibber zudem über vielfältige Erfahrungen bei der Optimierung von Prozessen im Facility Management. Ultimo setzte daher bei der Implementierung der Schlüsselverwaltung und der Nebenkostenabrechnung der Volksbank Main Tauber auf die Unterstützung von vibber. Die Bank profitierte beim Aufbau der Prozesse von bereits erfolgreich umgesetzten Projekten ihres Implementierungspartners.
Die Herausforderung: Datenkonsolidierung
Eine Herausforderung stellte die Datenmigration aus dem bestehenden Schlüsselverwaltungssystem in die Ultimo-Umgebung dar. Denn die vorhandenen Informationen ließen sich aus dem Alt-System nur in eine Vielzahl verschiedener Excel-Listen extrahieren. Offen blieb dabei zudem, in welchem Zusammenhang die Daten in den Listen standen. Um die Informationen optimal in Ultimo nutzen zu können, musste das Implementierungsteam daher sämtliche Listen prüfen und konsolidieren.
Bei der Umstellung der Nebenkostenabrechnung stand das Team vor einer ähnlichen Aufgabe. Denn auch hier waren die Daten in Excel abgelegt. Die Bank nutzte zudem zur Erstellung der Abrechnung unterschiedliche Berechnungsmethoden. So wurden einige Kostenbestandteile pro Quadratmeter abgerechnet, andere dagegen prozentual. In der Lösung mit Ultimo sollte es möglich sein, bereits geleistete Vorauszahlungen von der Schlussrechnung abziehen zu können.
Der Lösungsansatz:
In zwei separaten Workshops besprachen die Volksbank und vibber zunächst Anforderungen und Problemstellung. Um die Schlüsselverwaltung auf die Umstellung vorzubereiten, ging das Team sämtliche Exportdateien durch, legte fest, welche Daten übertragen werden mussten und fasste die Informationen in einer einzigen Excel-Datei zusammen. Die Verbindung zur neuen Lösung erfolgte mithilfe von Formeln. Im Anschluss importierte vibber die Daten über das Datenerfassungsblatt (DCS) von Ultimo. Bereits nach der zweiten Validierungsrunde im Testsystem von Ultimo konnten die Daten in das Produktivsystem des Finanzdienstleisters übertragen werden.
Um den Prozess der Nebenkostenabrechnung zu optimieren, definierten die Experten von vibber in einem ersten Schritt die zwingen nötigen Berechnungsmethoden. Dabei zeigt die Erfahrung, dass eine Lösung von einem möglichst einfachen Aufbau profitiert. Wo möglich automatisierte vibber daher die Arbeitsabläufe, zum Beispiel bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für ein vermietetes Objekt.
Das Ergebnis: mehr Übersicht, mehr Zeitersparnis
Durch die Implementierung der Ultimo-Software kann die Volksbank Main-Tauber den Verbleib aller verwalteten Schlüssel jederzeit nachvollziehen. Auch bei der Erstellung und Bearbeitung der Nebenkostenabrechnung spart der Finanzdienstleister nun viel Zeit. Diese Zeit kann das Unternehmen nutzen, um weitere interne Prozesse zu optimieren und so sein Servicelevel weiter zu steigern.
Möchten Sie wissen, was wir bei vibber für Ihre Ultimo-Implementierung tun können? Dann sprechen Sie Lovely Ibañez an. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.