Bessere Übersicht und schnellerer Zugriff
Der Baur Versand nutzt seit 2018 verschiedene Schnittstellen von Ultimo. Für die Optimierung zweier Schnittstellen zum Active Directory (AD) und Cherwell holte sich das Versandhaus vibber an Bord. Durch die Maßnahmen spart Baur viel Zeit und erhält gleichzeitig einen besseren Überblick.
Der Kunde: Baur Versand
Der Baur Versand wurde 1925 vom Schuhverkäufer Friedrich Baur gegründet, der als erster beschloss, Schuhe in Deutschland zu versenden. Fast 100 Jahre später hat das Versandhaus seinen Sitz noch immer im deutschen Burgkunstadt und ist Teil der Otto Group. Heute beschäftigt das Unternehmen mehr als 4.200 Mitarbeiter, die zusammen einen Umsatz von über 817 Millionen Euro erwirtschaften.
Die Aufgabe: Schnittstellen verbessern, Zeit sparen
Der Baur Versand verfügt seit dem Beginn der Zusammenarbeit mit Ultimo im Jahr 2018 über mehrere Schnittstellen zu anderen Systemen, darunter Active Directory (AD) und Cherwell. Über die Schnittstelle zum AD legt das Unternehmen neue Mitarbeiter in Ultimo an und vergibt Benutzerrechte. Da die Informationen aus der AD-Schnittstelle auf zwei Servern lagerten kam es immer wieder zu widersprüchlichen Änderungen.
In der Cherwell-Anwendung können Mitarbeiter ein Service-Ticket für das Facility Management erstellen, zum Beispiel bei einer defekten Beleuchtung. Die Tickets gelangen über eine Schnittstelle zu Ultimo, von wo aus sie abgearbeitet werden. Auch hier bestand Verbesserungsbedarf. Denn die Übermittlung der Daten von Cherwell zu Ultimo sorgte regelmäßig für falsche Meldungen und erschwerte die Ticketbearbeitung.
Der Optimierungspartner: vibber
vibber unterstützt Kunden von Ultimo seit geraumer Zeit als Implementierungspartner mit seiner weitreichenden Erfahrung in der Realisierung und Optimierung von Schnittstellen. Dadurch konnten die Experten das Versandhaus praxisorientiert beraten. Dabei betrachte vibber nicht nur die technische Lösung, sondern nahm im Vorfeld auch die daran beteiligten Prozesse unter die Lupe. Ein mit dem Kunden abgestimmter Plan sorgt bei allen Beteiligten in jeder Phase der Umsetzung für Klarheit.
Die Herausforderung: vereinheitlichen und bereinigen
Sämtliche Anpassungen der Schnittstellen mussten in einem laufenden System erfolgen. Um das Tagesgeschäft nicht zu stören, optimierte vibber die AD-Schnittstelle deshalb außerhalb der regulären Arbeitszeit. Dazu bereinigte das Team zunächst doppelt angelegte Mitarbeiter und passte im Anschluss die übermittelten Daten auf Datenbankebene an.
Bei der Anpassung der Schnittstelle zu Cherwell stand Vibber vor der Herausforderung, die Codes in Cherwell und Ultimo zu vereinheitlichen. Denn die verschiedenen Geschosse in den Gebäuden wurden in Cherwell anders gekennzeichnet als in Ultimo. Die unterschiedlichen Codes in beiden Anwendungen behinderten jedoch regelmäßig die Abarbeitung der Tickets und sorgten für einen zusätzlichen Überwachungsaufwand.
Der Lösungsansatz:
Die Optimierung der beide Schnittstellen planten vibber und der Baur Versand zunächst in einem gemeinsamen Workshop, in der sie Anforderungen und Wünsche bewerteten und priorisierten. Für eine reibungslose Funktion der AD-Schnittstelle bereinigten die Experten von vibber zunächst den Datenbestand und führten ihn auf einem Server zusammen. Nach Tests durch vibber und den Kunden und der Umsetzung weiterer kleinerer Verbesserungsmaßnahmen konnten alle Anpassungen in das Produktionssystem übertragen werden.
In einem weiteren gemeinsamen Termin legten Kunde und vibber das Vorgehen zur Optimierung der Cherwell-Schnittstelle fest. In der Eingabemaske von Cherwell entstand ein neues Feld, in dem Mitarbeiter den Code des Geschosses eingeben müssen. Anhand dieses Codes ist auch innerhalb von Ultimo eine eindeutige Zuordnung möglich.
Das Ergebnis:
Durch die Optimierung der Schnittstellen gemeinsam mit vibber hat der Baur Versand nun die Möglichkeit, die Automatisierung seiner Systeme weiter voranzutreiben. Aus der AD werden nun alle Mitarbeiter des Baur Versandes in Ultimo importiert und erhalten direkten Zugriff auf die richtigen Daten. Die Umstellung der Cherwell-Schnittstelle erleichtert den Mitarbeitern des Facility Managements die Abarbeitung von Tickets deutlich. Dazu reicht nun der Blick in eine einzige Anwendung. Das spart Zeit und reduziert mögliche Fehlerquellen.
Möchten Sie wissen, was vibber für Ihre Ultimo-Implementierung tun kann? Dann nehmen Sie Kontakt mit Lovely Ibañez auf.